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Projekt-Controlling

Umfasst alle Aktivitäten, um projektbezogene Abweichungen zwischen Plan und IST-Zustand aufzudecken

• Abweichungen und Erkenntnisse darauf fließen wieder in Planung ein
• Kontrolle in Form von Reviews, Audits, Tests

Prozessgruppen

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

PM Prozessgruppen

    @startuml
    scale 0.50

    left to right direction
    skinparam dpi 150
    
    skinparam state {
    BackgroundColor #96cf95
    BorderColor black
    FontName Helvetica
    RoundCorner 30
    Shadowing false
    LineThickness 0
    }
    [*] --> Initiierung
    Initiierung --> Planung
    Planung --> Initiierung
    Planung --> Controlling
    Controlling --> Planung
    Planung --> Umsetzung
    Controlling --> Umsetzung
    Umsetzung --> Controlling
    Controlling --> Abschluss
    Umsetzung --> Abschluss
    
    @enduml

Wirkungskreislauf

    @startuml
    scale 0.50

    skinparam dpi 150
    
    skinparam state {
    BackgroundColor #96cf95
    BorderColor black
    FontName Helvetica
    RoundCorner 30
    Shadowing false
    LineThickness 0
    }
    
    state 1 as "Setzen von Zielen"
    state 2 as "Festlegung von Plangrößen"
    state 3 as "Vorgabe der Ziele und Plangrößen"
    state PA as "Projektabwicklung"
    state 4 as "Messen der Zielerreichung (Ist-Werte)"
    state 5 as "Feststellung der Soll-/Ist-Abweichungen"
    state 6 as "Abweichungsanalyse"
    state 7 as "Beseitigung der Abweichungsursachen"
    
    1 -down-> 2
    2 -down-> 3
    3 -down-> PA
    PA -up-> 4
    4 -up-> 5
    5 -up-> 6
    6 -up-> 7
    7 -up-> 1
    7 -left-> 2
    7 --> PA
    
    @enduml

Was wird kontrolliert?

• Projektarbeiten, Änderungen
• Leistung
• Ressourcen, Projektteam
• Termin
• Kosten
• Risiko
• Qualität
• Kommunikation

Projektberichtswesen und Statusreporting

Projektberichtswesen

• 3 Grundregeln
  • einheitlicher Aufbau
  • Informationsbedürfnisse des Empfängers berücksichtigen
  • objektive Interpretation

Statusberichte

• kurz und prägnant
• werden periodisch erstellt
• Inhalt
  • Zeitpunkt
  • Wie sieht das Projekt aus
    • Wie sollte es aussehen
  • Aufwandsmäßiger Stand
    • Restaufwand
  • Gründe für Abweichungen
  • Maßnahmen (Vorschläge/Anträge des PL)
  • Konsquenzen
  • Top 5
    • Risiken, Probleme, Unregelmäßigkeiten
  • Hauptaktivitäten der nächsten Berichtsperiode
  • Personalsituation
• Beispiel:
  • 

Grundlage für die Phase Check des PDCA

    @startuml
    scale 0.50

    skinparam dpi 150
    
    skinparam state {
    BackgroundColor #96cf95
    BorderColor black
    FontName Helvetica
    RoundCorner 30
    Shadowing false
    LineThickness 0
    }
    
    state 1 as "Statusbericht Teilprojekte"
    state 2 as "Konsolidierter Statusbericht"
    state 3 as "Statusbericht"
    state 4 : Projektbasisdaten (bspw. Gesamtaufwand, Start- und Endzeit, ...)
    state 4 : Daten der Resplanung (Meilensteine, Aufwand, ...)
    state 4 : geplante Arbeitsergebnisse der nächsten Berichtszeitperiode
    state 4 as "Baseline Info"
    state 5 as "ToDo - Liste / Agenda"
    state 6 as "PL - Meeting"
    state 7 as "PL - Protokoll"
    
    1 -up-> 2
    2 -up-> 3
    2 -up-> 4
    1 -right-> 5
    5 -u-> 6
    6 -u-> 7
    7 --> 5
    
    @enduml

Verschiedene Ebenen von Berichten

Meilensteintrendanalyse

• Methode zur Überwachung des inhaltlichen Projektfortschritts
• frühzeitige Erkennung von Verzögerungen
  • Korrekturmaßnahmen einleiten
• 
• Vorgehen
  • Y-Achse: geplante Meilensteine mit Terminen
  • X-Achse: MS-Terminwerte des neusten Planungswerts
    • bei jedem Bericht kann analysiert werden, ob man im Plan ist

Earned Value Analysis (EVA) / Management

EVA

• Instrument zur Statusbewertung für strategische Entscheidungen
• Ziel
  • Voraussage Projekterfolg
    • finanziell, zeitlich
• Fortschrittsbewertung
  • anhand geleisteter Arbeit
  • nicht aufgrund des Sachfortschritts
• Voraussetzung
  • umfangreiche Projektplanung

Abk	Name	Formel	Bedeutung
PV	Planned Value		Budget
SAC	Schedule at Completion Laufzeit		ursprünglich geplante Fertigstelldauer (Datum)
AC	Actual Cost		Aktueller Aufwand
EV	Earned Value	EP*AC[%]	Betrag für die Arbeit an einem Arbeitspaket, die bis zu einem bestimmten Zeitraum tatsächlich verrichtet wurde
CV	Cost Variance	EV-AC	Wie teuer sind wir tatsächlich? $<0$→schlechter als Plan
CPI	Cost-Performance Index	EV/AC	Maß für Kostenstatus/Wirtschaftlichkeit
SV	Schedule Variance	EV-PV	Wie gut kommen wir vorran?
SPI	Schedule-Performance Index	EV/PV	Maß für Projektfortschritt $<1$→schlechter als geplant
BAC	Budget at Completion		Geplante Gesamtkosten
EAC	Estimated Cost at Completion	$BAC/CPI$ AC+(BAC-EV)	Lineare Prognose→ Abweichung setzt sich proportional fort Additive Prognose→Bislang aufgetretene Abweichung ist einmalig
ETC	Estimate to Completion	EAC-AC	Restkosten bis zum Ende des Projekts
TEAC	Time Estimate at Completion	SAC/SPI	Abschätzung der Laufzeit

Beispiel EVA

Übung EVA

• BAC = 120000€

• SAC = 1 Jahr

• Am Ende des 4. Monats: 40% der Arbeit erledigt, 530000€ verbraucht

• EV = 40% * BAC = 48000€

• PV = 4*10000€ = 40000€

• AC = 53000€

• CV = 48000€-53000€ = -5000€

• CPI = 48000€ / 53000€ = 0,906

• SV = 40%-4/12 = 0,667

• SPI = 40%/(4/12) = 1,3

• EAC

  • linear = BAC/CPI = 120000/(-5000) = -24000
  • additiv = AC + (BAC-EV) = 53000€+(12000€-48000€)= 72000€

• TEAC = SAC/SPI = 1[Jahr] / 1,3 = 0,769[Jahre]

Übungen

Change Management

ACHTUNG

Änderungsmanagement \neq Veränderungsmanagement

Änderungsmanagement	Changemanagement
Änderung von Prozessen, physischen/materiellen Mitteln und Produkten	Änderung von Strukturen, Menschen und Einzelfunktionen
kontrolliertes, bewusstes Ändern der Pläne	geplante organisatorische Veränderung
Erfolgt durch eine definierte Instanz (PL / Change Control Board)

Changemanagement

• Summe aller Maßnahmen, die durch das Projekt beweirten Veränderungen in kürzester Zeit zu adaptieren
• 
• 7 Schritte der emotionalen Verarbeitung
  • 
• In Projekten
  • 
    • Changerequest CR
      • Antrag auf eine Änderung des im Projektauftrag fixierten Zielrahmens bzw. der im Konzept festgelegten und verabschiedeten Anforderungen an das zu realisierende Produkt.
• Beispiele
  • Beim Rasenmähen
    • CR: Termin-Verzug und Kostenerhöhung
      • Viel Unrat wird enddeckt, soll er den kostenpflichtig entfernen?
    • Organizational Change Management
      • Nachbarschaft ist gegen das Mähen des Rasens
        • 12-14Uhr ist Lärm zu vermeiden
      • Unrat: Gäste werden gebeten, gemeinsam Rasen zu säubern