# Projekt-Controlling > Umfasst alle Aktivitäten, um projektbezogene Abweichungen zwischen Plan und IST-Zustand aufzudecken - Abweichungen und Erkenntnisse darauf fließen wieder in Planung ein - Kontrolle in Form von Reviews, Audits, Tests ## Prozessgruppen ### Plan-Do-Check-Act (PDCA) ### PM Prozessgruppen ```plantuml @startuml scale 0.50 left to right direction skinparam dpi 150 skinparam state { BackgroundColor #96cf95 BorderColor black FontName Helvetica RoundCorner 30 Shadowing false LineThickness 0 } [*] --> Initiierung Initiierung --> Planung Planung --> Initiierung Planung --> Controlling Controlling --> Planung Planung --> Umsetzung Controlling --> Umsetzung Umsetzung --> Controlling Controlling --> Abschluss Umsetzung --> Abschluss @enduml ``` #### Wirkungskreislauf ```plantuml @startuml scale 0.50 skinparam dpi 150 skinparam state { BackgroundColor #96cf95 BorderColor black FontName Helvetica RoundCorner 30 Shadowing false LineThickness 0 } state 1 as "Setzen von Zielen" state 2 as "Festlegung von Plangrößen" state 3 as "Vorgabe der Ziele und Plangrößen" state PA as "Projektabwicklung" state 4 as "Messen der Zielerreichung (Ist-Werte)" state 5 as "Feststellung der Soll-/Ist-Abweichungen" state 6 as "Abweichungsanalyse" state 7 as "Beseitigung der Abweichungsursachen" 1 -down-> 2 2 -down-> 3 3 -down-> PA PA -up-> 4 4 -up-> 5 5 -up-> 6 6 -up-> 7 7 -up-> 1 7 -left-> 2 7 --> PA @enduml ``` ### Was wird kontrolliert? - Projektarbeiten, Änderungen - Leistung - Ressourcen, Projektteam - Termin - Kosten - Risiko - Qualität - Kommunikation ## Projektberichtswesen und Statusreporting ### Projektberichtswesen - 3 Grundregeln - einheitlicher Aufbau - Informationsbedürfnisse des Empfängers berücksichtigen - objektive Interpretation #### Statusberichte - kurz und prägnant - werden periodisch erstellt - Inhalt - Zeitpunkt - Wie sieht das Projekt aus - Wie sollte es aussehen - Aufwandsmäßiger Stand - Restaufwand - Gründe für Abweichungen - Maßnahmen (Vorschläge/Anträge des PL) - Konsquenzen - Top 5 - Risiken, Probleme, Unregelmäßigkeiten - Hauptaktivitäten der nächsten Berichtsperiode - Personalsituation - Beispiel: - ![image_926.png](image_926.png) > Grundlage für die Phase Check des [PDCA](#plan-do-check-act-pdca) ```plantuml @startuml scale 0.50 skinparam dpi 150 skinparam state { BackgroundColor #96cf95 BorderColor black FontName Helvetica RoundCorner 30 Shadowing false LineThickness 0 } state 1 as "Statusbericht Teilprojekte" state 2 as "Konsolidierter Statusbericht" state 3 as "Statusbericht" state 4 : Projektbasisdaten (bspw. Gesamtaufwand, Start- und Endzeit, ...) state 4 : Daten der Resplanung (Meilensteine, Aufwand, ...) state 4 : geplante Arbeitsergebnisse der nächsten Berichtszeitperiode state 4 as "Baseline Info" state 5 as "ToDo - Liste / Agenda" state 6 as "PL - Meeting" state 7 as "PL - Protokoll" 1 -up-> 2 2 -up-> 3 2 -up-> 4 1 -right-> 5 5 -u-> 6 6 -u-> 7 7 --> 5 @enduml ``` #### Verschiedene Ebenen von Berichten ![image_925.png](image_925.png) ## Meilensteintrendanalyse - Methode zur Überwachung des inhaltlichen Projektfortschritts - frühzeitige Erkennung von Verzögerungen - Korrekturmaßnahmen einleiten - ![image_927.png](image_927.png) - Vorgehen - Y-Achse: geplante Meilensteine mit Terminen - X-Achse: MS-Terminwerte des neusten Planungswerts - bei jedem Bericht kann analysiert werden, ob man im Plan ist ## Earned Value Analysis (EVA) / Management ### EVA - Instrument zur Statusbewertung für strategische Entscheidungen - Ziel - Voraussage Projekterfolg - _finanziell, zeitlich_ - Fortschrittsbewertung - anhand geleisteter Arbeit - nicht aufgrund des Sachfortschritts - Voraussetzung - umfangreiche Projektplanung | **Abk** | **Name** | **Formel** | **Bedeutung** | |---------|-------------------------------------|-----------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | PV | Planned Value | | Budget | | SAC | Schedule at Completion
Laufzeit | | ursprünglich geplante Fertigstelldauer (Datum) | | AC | Actual Cost | | Aktueller Aufwand | | EV | Earned Value | $EP*AC[%]$ | Betrag für die Arbeit an einem Arbeitspaket, die bis zu einem bestimmten Zeitraum tatsächlich verrichtet wurde | | CV | Cost Variance | $EV-AC$ | Wie teuer sind wir tatsächlich?
$<0$→schlechter als Plan | | CPI | Cost-Performance Index | $EV/AC$ | Maß für Kostenstatus/Wirtschaftlichkeit | | SV | Schedule Variance | $EV-PV$ | Wie gut kommen wir vorran? | | SPI | Schedule-Performance Index | $EV/PV$ | Maß für Projektfortschritt
$<1$→schlechter als geplant | | BAC | Budget at Completion | | Geplante Gesamtkosten | | EAC | Estimated Cost at Completion | $BAC/CPI$
$AC+(BAC-EV)$ | Lineare Prognose→ Abweichung setzt sich proportional fort
Additive Prognose→Bislang aufgetretene Abweichung ist einmalig | | ETC | Estimate to Completion | $EAC-AC$ | Restkosten bis zum Ende des Projekts | | TEAC | Time Estimate at Completion | $SAC/SPI$ | Abschätzung der Laufzeit | #### Beispiel EVA ![image_930.png](image_930.png) #### Übung EVA - BAC = 120000€ - SAC = 1 Jahr - Am Ende des 4. Monats: 40% der Arbeit erledigt, 530000€ verbraucht - $EV = 40% * BAC = 48000€$ - $PV = 4*10000€ = 40000€$ - $AC = 53000€$ - $CV = 48000€-53000€ = -5000€$ - $CPI = 48000€ / 53000€ = 0,906$ - $SV = 40%-4/12 = 0,667$ - $SPI = 40%/(4/12) = 1,3$ - $EAC$ - $linear = BAC/CPI = 120000/(-5000) = -24000$ - $additiv = AC + (BAC-EV) = 53000€+(12000€-48000€)= 72000€$ - $TEAC = SAC/SPI = 1[Jahr] / 1,3 = 0,769[Jahre]$ #### Übungen ![image_931.png](image_931.png) ![image_932.png](image_932.png) ![image_933.png](image_933.png) ## Change Management > **ACHTUNG** > > Änderungsmanagement $\neq$ Veränderungsmanagement | Änderungsmanagement | Changemanagement | |----------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------| | Änderung von Prozessen, physischen/materiellen Mitteln und Produkten | Änderung von Strukturen, Menschen und Einzelfunktionen | | kontrolliertes, bewusstes Ändern der Pläne | geplante organisatorische Veränderung | | Erfolgt durch eine definierte Instanz (PL / Change Control Board) | | **Changemanagement** - Summe aller Maßnahmen, die durch das Projekt beweirten Veränderungen in kürzester Zeit zu adaptieren - ![image_934.png](image_934.png) - 7 Schritte der emotionalen Verarbeitung - ![image_935.png](image_935.png) - In Projekten - ![image_936.png](image_936.png) - Changerequest CR - _Antrag auf eine Änderung des im Projektauftrag fixierten Zielrahmens bzw. der im Konzept festgelegten und verabschiedeten Anforderungen an das zu realisierende Produkt._ - Beispiele - Beim Rasenmähen - CR: Termin-Verzug und Kostenerhöhung - Viel Unrat wird enddeckt, soll er den kostenpflichtig entfernen? - Organizational Change Management - Nachbarschaft ist gegen das Mähen des Rasens - 12-14Uhr ist Lärm zu vermeiden - Unrat: Gäste werden gebeten, gemeinsam Rasen zu säubern