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Projektplanung

Warum überhaupt?

• Durch Planung werden folgende Ziele angestrebt:
  • Ermittlung realistischer Vorgaben für
    • zu erbringende Arbeitsleistung
    • Termine
    • Ressourceneinsatz
    • Kosten
  • Effiziente Durchführung des Projekts
    • & frühe Fehlererkennung
  • Information aller Instanzen
  • Erarbeitung von Messgrößen für Kontrolle und Steuerung
  • Dokumentation Vorhaben

Vorgehensmodelle und Implikationen

konstruktivistisches Vorgehensmodell

• 
• Phasen laufen linear ab
• nicht möglich validierte (Teil-) Ergebnisse aus früheren Phasen zu überarbeiten
  • Projektmitarbeiter können sich voll und ganz darauf abstützen

evolutionäres Vorgehensmodell

• 
• erlaubt wiederholtes Zurückgreifen auf vorherige Ergebnisse
• auf Veränderungen kann schnell reagiert werden
  • bspw. Ziele, Umgebung, Rahmenbedingungen
• Sukzessive Bereitstellung funktionstüchtiger Teilstücke
• bedingt sorgfältige Überlegungen

Versionierung der Planung

Planungselemente, -Ablauf

Ablauf

1. Abwicklungszielplanung

• fundamentaler Bestandteil einer Planung
• zeigen auf, in welchen Teiletappen die definierten Systemziele erreicht werden sollen
• 

sinnvolle Meilensteine anhand der Abwicklungsziele definieren

• Meilenstein beschreibt Zustand einer Leistung, die erbracht werden muss
  • bis zu einem bestimmten Zeitpunkt
  • mit entsprechenden Kosten
• liefert schnellen Überblick über Eckpunkte des Projekts
• Bspw:
  • 

Arbeit mit Meilensteinen

• MS bilden Grundlage für High-Level-Steuerung von Projekten
  • MS-Sitzungen an MS-Terminen
    • MS-Entscheidungen über Projektzukunft treffen
      • typische Entscheidungen:
        • 
  • Bei Phasenübergängen
    • MS-Termin = Quality Gate

2. Projektstrukturplan (PSP) / Work Breakdown Structure (WBS)

• Hauptziel: Gesamtaufgabe des Projekts in einzelne plan- und kontrollierbare Teilaufgaben zu gliedern
• Ordnet und strukturiert alle für das Erreichen des Projektziels nötige Arbeiten
  • Was und nicht wie, wann
• Erleichtert Budgetierung
• Dient als Grundlage für restliche Pläne

Arten des PSP

Objektorientierte Gliederung

• Produkt/System steht im Vordergrund
  • Wird in einzelne Komponenten zerlegt
• Beispiel:
  • 

Ablauf-/ Phasenorientierte Gliederung

• Notwendige Arbeitspakete für Projekterstellung werden aufgeführt
  • ablauflogisch strukturiert
• Beispiel:
  • 

Gemischtorientierte Gliederung

• auf einer Ebene immer die gleiche Methode
• Beispiel:
  • 

Bildung von Arbeitspaketen ist letzte Detailierungsstufe

Arbeitspaket

• in sich geschlossene Aufgabenstellung
  • bis zu einem festgelegten Zeitpunkt
  • definiertes Ergebnis, Aufwand
• kleinstes Element eines PSP
• 

Hinweise zur Bildung

• Prozess stetiger Verfeinerung
• AP weißt auf spezifizierbares Ergebnis
  • kann termin- und kostenmäßig überwacht werden
• Muss Verantwortlichen haben
• Externe Aufgaben als getrenntes AP
• Erfahrungswerte
  • 5 - 60 Personentage
    • kleiner als separate Liste
  • max. 4 Pakete pro Mitarbeiter
  • max. 3 Mitarbeiter pro Paket

3. Ablaufplanung

• Ordnet Liste sämtlicher Arbeiten (auf Basis von PSP) für Durchführung
  • Falls AP aus PSP noch zu grob → in einzelne Vorgänge zerlegen
• Vorgehen:
  • Welche AP können unabhängig gemacht werden
  • Welche AP sind Voraussetzungen
  • Welche AP können direkt folgen
  • Welche Aktivitäten gehen parallel
• Beispiel:
  • 
• Kann man mit nem Balkendiagramm (mäßig Excel) darstellen

4. Einsatzmittel-/ Ressourcenplanung

• Ziel: optimale Auslastung Personal- und Betriebsmittel
• Kapazitätsplanungen zeigen Engpässe und Leerläufe auf
• Personalbedarf:
  • Personalbedarf = {Arbeitsmenge}/{Einsatzdauer}
• Bruttoaufwand:
  • Nettoaufwand * Einsatzfaktor * Fähigkeitsfaktor

5. Organisation des Projekts

• geeignete Projektorgansationsform finden

6. Kostenplan

• Auf Basis der vorgehenden Planungsschritte
• lückenlos
• basiert auf einsatzmittelbezogener Aufwandsberechnung pro AP

7. Start-/Endtermine pro AP festlegen

• Änderung eines Planwerts hat Auswirkung auf andere Pläne
• geschlossene Prozesskette innerhalb der Projektplanung
  • Projektstruktur-, Ablauf-, Einsatzmittel-, Terminplanung
• Jetzt vollständige AP-Liste
  • 

8. Projektbudgetplanung

• Wann welche Finanzmittel
• Beispiel:
  • 

9. Informations-/ Dokumentationsplanung

• formale Planung wichtiger Informationen
• wesentliche Aspekte
  • Planung Informationssysteme
    • Aufbereiten Informationen und gezieltes Verteilen an alle Beteiligten
  • Planung Dokumentationssysteme
    • Ertstellung, Verteilung, Dokumentation aller Ergebnisse