# Einführung in PM ## Lernziele - [Motivation für PM](#motivation-f-r-projektmanagement) - Begriffe [`Projekt`](#projekt) und [`Projektmanagement`](#projektmanagement) kennen und erklären - Einbettung von Projekten in die übergeordnete Unternehmensstrategie kennen und erklären - zentrale [Prozessgruppen](#prozessgruppen) und [Aufgabenbereiche](#prozessverl-ufe) des PM (gemäß ISO 21500:2012) kennen und erklären - Grundlegene [Projektorganisationsformen](#projektorganisationsformen), Rollen und Aufgaben kennen und erklären - [Erfolgsfaktoren](#erfolgsfaktoren) für PM kennen und erklären - Eigene Projekterfahrungen (interaktiv) reflektieren können ## Motivation für Projektmanagement > Erfolgreiches Projektmanagement → Strategischer Wettbewerbsvorteil ## Grundbegriffe ### Projekt #### Definition nach DIN69901, 2009 > Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist - bspw.: - Zielvorgabe - Zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen - Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben - projektspezifische Organisation #### Definition nach PMI (im PMBOK) > A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service - Durchgeführt von Personen - abgegrenzt durch limitierte Ressourcen - geplant, durchgeführt und kontrolliert #### Projekte zeichnen sich durch folgende Merkmale aus ##### Neuartigkeit - einmalige Vorhaben - know-how, Pläne, Erfahrungen nur bedingt vorhanden - schwer einschätzbare Risiken ##### Umfang - ganzheitliche Aufgaben - komplex - viele Faktoren/Abhängigkeiten ##### zeitliche Begrenzung - definierten Anfang/Ende - erfordert andere personelle/organisatorische Regelungen als Linienaufgaben ##### interdisziplinäre Teamarbeit - wegen Komplexität in Gruppen - einheitliche Arbeitsmethodik / Vorgehensweise ##### Konkurrenz um Ressourcen - personelle / finanzielle / materielle Mittel müssen miteinbezogen werden - Mittel sind begrenzt #### Abgrenzung von Projekten ![image_618.png](image_618.png) #### Projektlebenszyklus ![image_627.png](image_627.png) ### Projektmanagement **DIN 69901, 2009** > Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts **DIN/ISO 21500, 2016** > Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt > Wird durch Prozesse umgesetzt. > Prozesse sollten aus systemischer Sicht aufeinander abgestimmt sein. **PMI (im PMBOK)** > Application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities in order to meet or > exceed stakeholder needs and expectations from a project. #### Unterschied PM zu normalem Management ![image_619.png](image_619.png) #### Projektziele > Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand > (Ergebnis) und Projektablauf (Abwicklung) > ![image_621.png](image_621.png) #### Magisches Dreieck des PM ![image_620.png](image_620.png) - zu Beginn Größen möglichst exakt bestimmen - Veränderung der Größe hat Auswirkungen auf die anderen 2 #### Technik - Organisieren - Personen ![image_622.png](image_622.png) #### Erfolgsfaktoren - Erfolgsquote ist in kleineren Projekten größer - ![image_623.png](image_623.png) - Weitere: - Qualifikation der Mitarbeiter - Klare Anforderungen / Zielsetzung - inkl. Gewichtung: - ![image_624.png](image_624.png) ##### Messung von Projekterfolg - Termintreue - Budgeteinhaltung - Umfang/Qualität - Kunden-/Nutzerzufriedenheit - Business-Value erreicht - Beitrag zu strategischen Unternehmenszielen ## Projekte in der übergeordneten Unternehmensstrategie ![image_641.png](image_641.png) ## Portfoliomanagement ![image_625.png](image_625.png) ![image_626.png](image_626.png) ## Prozessgruppen ![image_635.png](image_635.png) ### Projektmanagementprozesse ![image_629.png](image_629.png) ![image_628.png](image_628.png) ### Prozessverläufe | Initiierung | Planung | Umsetzung | Controlling | Abschluss | |---------------------------------|---------------------------------|---------------------------------|---------------------------------|---------------------------------| | ![image_636.png](image_636.png) | ![image_637.png](image_637.png) | ![image_638.png](image_638.png) | ![image_639.png](image_639.png) | ![image_640.png](image_640.png) | ## Projektorganisationsformen ![image_630.png](image_630.png) | | **Reine (Linien-) Projektorganisation** | **Matrix-Projektorganisation** | **Einfluss (Stab-Linien-) Projektorganisation** | |------------------------------------|----------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Weisungsbefugnisse** | voll beim Projektleiter | bestehende Organisationseinheiten werden mit zusätzlichen, Pj-bezogenen Weisungsrechten überlagert | PL bekommt keine Weisungsrechte, nur Koordinationsaufgabe für alle anfallenden P-Arbeiten | | **Verantwortung (Zielerreichung)** | voll beim Projektleitung | PL für Erreichung Termin- und Kostenziele (Was und Wann), Linienvorgesetze für fachlich, disziplinarisch (Wer, Wie, Womit) | PL für rechtzeitige Information der Instanzen (Qualität der Vorschläge, Berichte, ...), andere Instanzen entscheiden | | **Projektmanagement** | eigenständige/unabhängige Organisationseinheit, unter Leitung des PL | Zusammenarbeit mehrerer FBs unter Koordination und Abwicklung des PM | Zusammenarbeit mehrerer FBs unter Koordination des PL | | **Mitarbeiter** | werden aus ursprünglichen Aufgaben befreit | sind Projektleiter und Linienvorgesetzten zugeordnet, arbeiten anteilig an Linie, Projekt | lediglich funktionell beteiligt, bleiben Organisationseinheit unterstellt, Unternehmensstruktur bleibt gleich | | **Wann wirds genutzt?** | komplexe (fulltime) Projekte mit hohem Risiko, mehrere Abteilungen | bei hoher Anzahl von Projekten, interdisziplinäre, komplexe Projekte | bei B-Projekten mit mittlerem Risiko/Zeitdruck in Unternehmen mit teamorientierten Führungsstrukturen | | **Beispiel** | ![image_631.png](image_631.png) | ![image_632.png](image_632.png) | ![image_633.png](image_633.png) | ### Beachtung Gleichgewicht von Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung (AKV) | Organisatorischer Begriff | Beschreibung | Beispiel | |---------------------------|------------------------|--------------------------------------------------------------------| | **Aufgabe (Funktion)** | Rolle, Tätigkeit | Berate, Planer Teamsitzung leiten, Aufgabenerfüllung kontrollieren | | **Kompetenz** | Befugnis, (Voll-)Macht | Arbeit zuweisen, Zugang zu Infos, Ziele/Vorgehen ändern | | **Verantwortung** | Verpflichtung ggü. 3. | Erreichung Projektergebnisziele, Einhaltung Termine | ![image_634.png](image_634.png)